Онлайн-касса для ИП – правила применения в 2026 году

В 2017 году в России стартовала реформа, обязывающая компании применять онлайн-кассы. Причем изменения внедряются постепенно и даже сейчас остаются отдельные сегменты бизнеса, которые освобождаются от использования ККТ полностью или частично. Сегодня разберемся, нужна ли онлайн-касса для индивидуального предпринимателя (ИП) в 2021 году и зависит ли это от выбранной им системы налогообложения, вида бизнеса и других факторов.

Кого затронули изменения

Еще в начале реформы субъекты бизнеса переходили на онлайн-кассы крайне неохотно. Многие выражали свое недовольство относительно дополнительных расходов на покупку специализированной техники и усложнения рабочих процессов. Отметим, что изменения производились сразу по двум векторам:

1. Смена старых кассовых аппаратов на новые. Онлайн-кассы сегодня в обязательном порядке оснащаются фискальным накопителем. Он необходим для сбора информации о платежах и их автоматической передачи на сервер ФНС. Последнее упрощает для налоговой процесс проверки сведений о денежных операциях с клиентами компании.
2. Увеличение перечня лиц, для которых применение ККТ стало обязательным. Если раньше подобные аппараты использовали только крупные предприниматели, то сегодня их круг стал существенно шире. Изначально планировалось, что переход остальных субъектов бизнеса закончится в середине 2019 года (сначала закупить онлайн-кассы должны были ИП на ОСНО и УСН, далее – на ЕНВД и ПСН). Но позднее в программу перехода были внесены некоторые изменения. Так, малый бизнес получил ряд преференций. Поэтому применение онлайн-касс не является обязательным для всех в 2021 году. Некоторые ИП и вовсе не войдут в этот список даже после окончания отсрочки.

Решение продлить реформу Правительство РФ приняло не только из-за недовольства предпринимателей и их жалоб, но и некоторых технических сложностей. Так, применять нужно кассовые аппараты определенного образца, причем производитель должен иметь на их изготовление право. Дополнительно нужно время на закупку, установку и регистрацию устройств. Все вместе и стало причиной новой отсрочки.

Кто должен применять онлайн-кассы

Использование онлайн-касс вменяется тем субъектам бизнеса, кто в своей деятельности принимает от физических лиц плату за какие-либо товары, услуги или проведенные работы. Это же касается тех, кто сам выдает деньги или, например, осуществляет возврат средств, продает товары в кредит и т. д.

Кассовая реформа также расширила перечень операций, проведение которых обязывает использовать ККТ. Так, если раньше аппараты были нужны при работе с наличными, то сейчас правила применения изменились. Онлайн-кассы обязательно используются в следующих расчетах:

• Между организациями. Т. е. если вы работаете с другими предпринимателями или организациями, то онлайн-касса будет нужна. Но тут есть свои оговорки. Правило справедливо для наличных и безналичных операций, проводимых через терминалы с использованием банковских карт. Следовательно, при переводе денег по безналу со счета на счет касса не требуется.
• Прием денег от физических лиц независимо от способа платежа. Это значит, что проведение операции через ККТ и выдача чека требуется не только при оплате товаров и услуг наличными. Данное правило действительно и для операций, проводимых с использованием банковской карты, перевода на р/с организации и даже при применении гражданином электронного кошелька.

Значит ли это, что в 2021 году все ИП должны применять онлайн-кассы без исключения? Это не так. Кто-то освобождается от такой необходимости в принципе, а для некоторых категорий предпринимателей предусмотрена отсрочка (применять ККТ они будут должны, но позднее).

Читайте также: Предоставление услуг ненадлежащего качества — 7 шагов для решения проблемы

Кто может не использовать онлайн-кассы

Возможность не использовать онлайн-кассу предоставляется ИП в исключительных случаях. Причем такая поблажка может носить временный или постоянный характер. Последнее встречается реже. Рассмотрим каждый случай отдельно.

Если нет работников

В общем случае предприниматели должны сейчас использовать онлайн-кассы так же, как и организации. Но для ряда ИП государство предусмотрело отсрочку до 1 июля 2021 года в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ от 6 июня 2019 года. Действует эта преференция при одновременном выполнении следующих условий:

1. Предприниматель работает без работников. Что это значит? Что он не имеет наемных сотрудников, которым нужно платить з/п и за которых необходимо делать налоговые отчисления и страховые взносы.
2. ИП занимается оказанием услуг, проведением работ или реализацией товаров собственного производства. Например, он делает мягкие игрушки, шьет одежду, а потом ее продает. Если же предприниматель перепродает товары чужого производства, то даже отсутствие работников не снимает с него обязанности применения ККТ.

Даже наличие 1-го работника уже обязывает использовать кассовую технику. Если предприниматель нанимает сотрудника, то приобрести онлайн-кассу и поставить ее на учет он должен в течение 30 дней.

ПСН

Применение патентной системы налогообложения (ПСН) позволяет части предпринимателей не использовать ККТ совсем даже без отсрочки. Необходимость использования онлайн-касс возникает для лиц, ведущих определенные виды деятельности. Перечень последних определен в п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года.

Многие ИП, работающие на патенте, занимаются торговлей или предоставляют транспортные услуги, имеют бизнес в сфере общепита. Им использовать кассу надо. Но есть и те, кто от такой обязанности освобождаются. Перечень видов деятельности для них тоже большой, просто они не столь популярны. К примеру, сюда входят химчистки, ремонтные мастерские и ателье, фотоателье, услуги по ремонту помещений, остеклению балконов и т. д. В большей степени речь здесь идет о производственных сферах деятельности. Отказ от ККТ для них больше связан с желанием государства помочь развивать это направление деятельности.

НПД

В 2019 году появилась новая форма налогообложения для ИП – налог на профессиональный доход (НПД). Причем в нынешнем году перечень регионов, где можно применять этот режим, расширился, теперь их стало 23. НПД – это особый вид налога, уплата которого освобождает от необходимости использования онлайн-кассы вне зависимости от вида деятельности. ККТ в этом случае заменяется более упрощенной процедурой формирования электронных чеков в специальном приложении от ФНС. Однако применение этого режима имеет ряд ограничений:

• нет работников;
• деятельность входит в перечень разрешенных (точно не торговля);
• размер годового дохода не больше 2,4 млн руб.

Кому еще можно не применять

Есть ряд ИП, которые ни под одну из предыдущих групп не подпадают, а от необходимости использования ККТ все равно освобождаются. Это касается лиц, которые:

• Занимаются продажами через механические устройства, принимающие к оплате исключительно монеты. К примеру, если предприниматель продает жвачку, конфеты, игрушки через специальные стойки.
• Ведут деятельность, которая есть в п. 2 ст. 2 № 54-ФЗ. Сюда, к примеру, относятся такие виды деятельности как торговля на ярмарках и розничных рынках, продажа печатных газет и журналов, ремонт обуви и т. д.
• Работают в отдаленной местности. Тут уже ограничений относительно вида деятельности нет, т. е. онлайн-кассу можно не использовать в принципе, но тогда вместо нее должен выдаваться иной документ с определенным перечнем реквизитов. Подобные виды местностей определяются региональными или местными властями и отнесение лучше уточнять именно у них.