Задача бюджетирования является элементом системы управления финансами в организации. Бюджетирование согласует все формы деятельности отделов внутри фирмы и подчиняет ее общей цели в рамках одной стратегии. Бюджет – «зеркало» целей и задач предприятия, он охватывает все моменты хозяйственной активности, планы и отчеты (фактические сведения).

Автоматизация бюджетного процесса – опция, которая помогает ускорить выполнение рутинных задач, максимизировать доход и оптимизировать расходную часть

Причины внедрения автоматизации

Использование автоматических систем бюджетирования – это возможность системного конструирования бюджета и ускоренного, качественного планирования и контроля.

Предпосылками могут быть разные факторы. Это увеличение масштабов организации, нехватка персонала, повышение процента ошибок, снижение эффективности. Выполнение операций по бюджетированию на основе автоматических систем снимает массу проблем. Исчезает влияние человеческого фактора, финансовая информация поступает точно и оперативно, затраты времени и сил на консолидацию бюджетов снижаются в разы.

Менеджеры и руководители получают служебные сведения оперативно и точно, могут принимать своевременные и эффективные решения, практиковать комплексный подход в работе над управленческими и стратегическими решениями.

Модели внедрения

Чаще всего используется система 1С: Предприятие. Она включает несколько аспектов работы:

1. Методология. Выбирается ПО, его настраивают на потребности конкретной организации. Это простой и быстрый путь, хотя иногда программа не адаптируется в связи с некоторой спецификой деятельности.
2. Автоматизация. Во втором случае вырабатываются регламенты бюджетирования, которые отрабатывают на практике, сначала ведут операции в электронных файлах, потом вводят в работу автоматическую систему. На основе методологии готовят ТЗ и по нему выбирают программу, делая необходимую доработку.

Есть плюсы и минусы таких подходов. Во втором случае существенные затраты времени ограничивают скорость внедрения в работу новой системы. Подготовка таблиц с данными уже затрачивает массу времени сотрудников, не говоря о составлении ТЗ. Данные не находятся в ЕИС (единой инфосистеме фирмы), что усложняет их обработку и аналитику.

Как запустить проект по автоматизации бюджетирования

Чтобы грамотно и оперативно выбрать необходимое программное обеспечение для автоматизации работы фирмы в вопросах бюджетирования, оптимально обратиться к специалистам.

Если структура фирмы достаточно большая и сложная, то рациональное решение в этом случае – привлечь к разработке проекта профессионалов на аутсорсинге. Это могут быть программисты, консультанты, которые подберут наилучшую программу и помогут ее внедрить быстро и экономично. Процесс бюджетирования будет быстро встроен в работу организации на автоматической основе.